Foire aux questions (FAQ)
- Prise en main d’e-Box Enterprise
- Connexion et gestion des accès à l’e-Box
- Gestion quotidienne d’e-Box Enterprise
Comment savoir si mon entreprise dispose d'une e-Box ?
À partir du moment où votre entreprise est enregistrée dans CSAM, votre entreprise a une e-Box.
Vous ne savez pas si votre entreprise est enregistrée dans CSAM ? Un représentant légal de votre entreprise peut suivre la procédure d'activation, un message l'informera si l'entreprise est déjà enregistrée dans CSAM (et donc si son e-Box est activée).
- Activer l'e-Box (Nouvelle fenêtre)
- Vérifiez qui est un représentant légal de votre entreprise en faisant une recherche à l'aide de l'outil Public Search de la Banque-Carrefour des Entreprises (Nouvelle fenêtre).
Votre entreprise utilise d'autres services en ligne de la sécurité sociale, comme Dimona ? Dans ce cas, votre entreprise dispose déjà d'une e-Box Enterprise.
Pourquoi dois-je demander à mon représentant légal d’activer l’e-Box ?
Les messages envoyés vers e-Box Enterprise sont des communications officielles qui peuvent contenir des informations sensibles.
C'est pour cela que l’e-Box ne peut être activée que par une personne reconnue légalement comme représentant de l’entreprise.
Combien d’e-Box y a-t-il par entreprise ?
Chaque entreprise dispose d'une seule e-Box. En revanche, plusieurs utilisateurs peuvent y accéder. Les accès sont gérés au sein de votre entreprise.
Quelle est la différence entre my e-box et e-Box Enterprise ?
Les deux sont tout à fait différentes et ne sont pas liées :
- Sur my e-box, vous recevez des messages de la part des institutions, en tant que citoyen.
- Dans e-Box Enterprise, vous recevez des messages destinés à votre entreprise.
Pour découvrir my e-box et comment l’utiliser, rendez-vous sur le site de my e-box (Nouvelle fenêtre).
Pourquoi le logo de la Sécurité sociale apparaît-il lorsque je me connecte ?
e-Box Enterprise est une initiative de la Sécurité sociale belge. La connexion vers e-Box Enterprise est assurée par la Sécurité sociale via l’outil CSAM.
Qu'est-ce que CSAM ?
CSAM est l'outil de connexion aux services en ligne des institutions publiques belges. Il permet l'activation, l’identification, l'autorisation et la gestion de mandats dans le cadre d’e-Box Enterprise.
Il permet également aux entreprises d'organiser et de structurer la gestion des accès.
Pour plus d'informations, consultez la page A propos du site web CSAM (Nouvelle fenêtre).
Qui a accès à e-Box Enterprise ?
L'e-Box est sécurisée.
Lors de l’activation de l’e-Box de l’entreprise, le représentant légal désigne un Gestionnaire d’Accès Principal (GAP). Il peut ensuite désigner un Gestionnaire d’Accès. Il peut s’agir de la même personne, pour une petite entreprise.
Le Gestionnaire d’Accès Principal et le Gestionnaire d’Accès ont par défaut accès à l’e-Box et ils sont les seuls à pouvoir donner accès à l’e-Box à d’autres utilisateurs.
Vous ne savez pas qui est le Gestionnaire d’Accès Principal ou le Gestionnaire d’Accès ? Vous pouvez trouver leurs noms dans le service en ligne Gestion des accès (Nouvelle fenêtre) de la sécurité sociale si vous avez les droits pour le faire.
Sinon, renseignez-vous auprès de votre entreprise pour savoir qui est la personne qui gère les accès.
Comment accéder à e-Box Enterprise en tant qu’utilisateur ?
Pour pouvoir accéder à l’e-Box, le Gestionnaire d’Accès de votre entreprise doit vous avoir au préalable donné un accès.
Vous avez déjà reçu un accès ? Vous pouvez dès à présent ouvrir l'e-Box (Nouvelle fenêtre).
Sinon, contactez votre Gestionnaire d'Accès pour lui demander accès à e-Box Enterprise. Pour en savoir plus sur son rôle, et comment l’identifier dans l’entreprise, consultez la question Qui a accès à e-Box Enterprise ?.
Qui peut donner accès à e-Box Enterprise ?
Lors de l'activation de l'e-Box, le représentant légal désigne un Gestionnaire d'Accès Principal. Il peut se désigner lui-même, ou désigner une autre personne.
Par la suite, le Gestionnaire d'Accès Principal peut désigner des Gestionnaires d'accès.
Le Gestionnaire d'Accès peut à son tour :
- désigner d'autres Gestionnaires d'Accès et
- donner accès à l'e-Box à de nouveaux utilisateurs.
Les utilisateurs de l’e-Box n’ont pas la possibilité de donner accès à quelqu’un d’autre.
Comment ajouter un co-gestionnaire d’accès ?
Suivez la procédure présentée dans la vidéo explicative Comment ajouter un co-gestionnaire d’accès :
Comment ajouter un utilisateur ?
Suivez la procédure présentée dans la vidéo explicative Comment ajouter un utilisateur :
Comment faire si je n’ai plus accès à l’e-Box de mon entreprise ?
Contactez votre Gestionnaire d'Accès pour savoir ce qu'il en est : il s'agit peut-être d'un problème de droits d'accès.
Vous ne savez pas qui a été désigné à cette fonction dans votre entreprise ? Vous pouvez trouver votre Gestionnaire d'Accès dans le service en ligne Gestion des accès (Nouvelle fenêtre) de la sécurité sociale si vous avez les droits pour le faire.
Sinon, renseignez-vous auprès de votre entreprise pour savoir qui est la personne qui gère les accès.
Étranger et sans carte d’identité électronique (eID), comment puis-je activer l’e-Box ?
Seul un représentant légal peut activer l'e-Box sans carte d'identité électronique (eID). Il doit pour ce faire utiliser la « procédure exceptionnelle sur le site de CSAM (Nouvelle fenêtre) » lors de l'activation : son numéro d'identification belge (numéro BIS) lui sera demandé.
Quand et dans quel cas vais-je recevoir une notification par e-mail dans ma boîte mail ?
Une notification est envoyée la nuit suivant le jour de publication d’un ou plusieurs messages dans votre e-Box Enterprise.
Si tous les messages ont déjà été lus le jour de la publication, aucune notification ne vous sera envoyée.
J’ai reçu le message d’erreur « Une erreur est survenue lors de la récupération de vos messages. La source des messages "XXXXX" est actuellement indisponible. »
Plusieurs fournisseurs de messages (Document Providers) existent dans e-Box Enterprise. Lorsque vous ouvrez votre e-Box Enterprise en tant qu'utilisateur, tous les fournisseurs sont automatiquement contactés pour vérifier s'ils ont des messages pour vous.
Si l'un des fournisseurs ne répond pas ou répond trop tard, ce message d'erreur s'affichera.
Si le problème persiste avec, à chaque fois, le même message d’erreur concernant ce fournisseur, il se peut que votre pare-feu bloque la requête envoyée vers ce fournisseur.
Un test via un appareil qui ne se connecte pas à Internet via le réseau et le pare-feu de votre entreprise, comme un smartphone par exemple, peut fournir une réponse définitive.
Si votre e-Box Enterprise fonctionne en dehors du réseau de l'entreprise, vous pouvez alors demander à votre équipe réseau d'autoriser les requêtes vers les adresses suivantes utilisées par e-Box Entreprise et ses fournisseurs :
[https://app.eboxenterprise.be|https://app.eboxenterprise.be/styles.f552ae7070a52d26a351.css]
[https://services.socialsecurity.be|https://services.socialsecurity.be/REST/ebox/enterprise/messageRegistry/v2/referenceData/messageTypes?page=1&pageSize=100]
[https://ebox.economie.fgov.be|https://ebox.economie.fgov.be/ebox/enterprise/v1/referenceData/messageTypes?page=1&pageSize=100]
[https://public.fedservices.be|https://public.fedservices.be/api/federated-ebox-dp/2.2/enterprise/hip/referenceData/messageTypes?page=1&pageSize=100]
[https://iv.api.vlaanderen.be|https://iv.api.vlaanderen.be/api/v1/ebox-enterprise/referenceData/messageTypes?page=1&pageSize=100]
[https://ebox-dp.speos-esp.com|https://ebox-dp.speos-esp.com/]
Pourquoi les documents administratifs me parviennent-ils encore en version papier alors que j’utilise mon e-Box ?
La réponse varie selon que vous avez choisi le tout digital ou pas.
Vous n'avez pas encore choisi le tout digital
Vous continuerez alors à recevoir, en version papier, les documents qui vous parviennent aussi dans votre e-Box. Dès que vous serez prêt à passer au tout digital, vous pourrez choisir dans le menu « Gestion e-Box » de les recevoir uniquement sous forme digitale. Du moins ceux qui sont digitalement disponibles. Plus de doublon et tout bénéfice pour l’environnement !
Vous avez déjà choisi le tout digital
Vous recevez alors, uniquement via l’e-Box, l’ensemble des documents gouvernementaux digitalement disponibles. Mais ils ne le sont pas encore tous bien que la digitalisation de la communication gouvernementale batte son plein. En l’absence de version digitale d’un document, vous le recevez encore en version papier.
À terme, toute la communication gouvernementale sera bien sûr digitalisée. Avec, d'ici là, certains documents papier encore en circulation.
Que signifie opter pour le tout digital avec mon e-Box ?
Si vous choisissez l’option tout digital, vous recevrez dès lors tous les documents disponibles sous forme digitale via e-Box uniquement, et plus sous forme papier. Ce processus est irréversible.
J’ai choisi l’option tout digital. Puis-je annuler mon choix ?
Non. Une fois l’option tout digital cochée dans votre e-Box, ce choix est définitif et irréversible. Vous recevrez désormais tous les documents, digitalement disponibles, dans votre e-Box uniquement, et plus sous forme papier.
Comment savoir si un e-mail provient bien de l’e-Box Enterprise et n’est pas une tentative d’hameçonnage (phishing) ?
Des e-mails frauduleux, tentant de se faire passer pour une organisation publique ou un organisme bancaire, circulent encore régulièrement dans nos boites mail. Il faut donc rester vigilants et distinguer les e-mails légitimes des tentatives d’hameçonnage. Pour ce faire, plusieurs moyens sont à votre disposition :
- Vérifiez qui est l’expéditeur : Toutes les notifications de l’e-Box Enterprise proviennent de l’adresse e-mail suivante : e-box.noreply@socialsecurity.be. Tout e-mail prétendant venir de l’e-Box Enterprise, mais envoyé par une autre adresse est douteux.
- Attention à l’écriture exacte de cette adresse e-mail ! Les e-mails de phishing les plus travaillés reproduisent les adresses d’envoi officielles en y ressemblant le plus possible. Par exemple, « ebox.noreply@socialsecurity.be » n’est pas correcte (il manque le tiret).
- Ignorez un message contenant des informations confidentielles. Les e-mails de notification provenant réellement de l’e-Box ne contiennent aucun détail sur le contenu du message reçu dans l’e-Box, ni sur son émetteur.
- Assurez-vous que le lien sur lequel on veut vous faire cliquer est fiable : Les e-mails de l’e-Box contiennent toujours un lien vers un message dans votre e-Box. Ne cliquez que sur les liens qui suivent la structure suivante :
- https://app.eboxenterprise.be/login?language=fr, ou
- https://socsec.eboxenterprise.be/?language=fr.
- Portez une grande attention au contenu proprement dit de l’e-mail.
Si vous voyez l’une des choses suivantes, vous avez très probablement affaire à du phishing :- Le message vous demande vos informations personnelles (adresse, numéro de compte, numéro de registre national…),
- Vous devez payer quelque chose,
- On vous menace de frais ou d’une amende, et/ou
- Vous remarquez des fautes d’orthographe ou de grammaire dans le texte.
- C’est trop beau pour être vrai ? Un remboursement inattendu, un bonus que vous pouvez recevoir si vous réagissez rapidement, une prime que vous n’avez même pas demandée… ? Malheureusement, c’est certainement du phishing, ne vous laissez pas tenter.
- Vous hésitez encore ? Connectez-vous directement sur votre e-Box avec CSAM (Nouvelle fenêtre), sans cliquer sur un lien contenu dans l’e-mail. Vous pourrez alors contrôler si vous avez bien reçu un nouveau message.
Je pense avoir reçu un e-mail frauduleux ou de phishing. Que dois-je faire ?
- Ne cliquez pas sur les liens contenus dans l’e-mail.
- Transférez l’e-mail douteux à suspect@safeonweb.be.
Astuce : Installez l’app Safeonweb sur votre smartphone ou votre tablette pour recevoir des alertes sur la cybersécurité et les escroqueries en ligne. Plus d’informations sur la page de l’application Safeonweb (Nouvelle fenêtre).
Est-ce que l’utilisation d’e-Box Enterprise est obligatoire ?
Non, pas encore. La transition des communications papier vers le numérique est un processus en cours depuis plusieurs années dans les institutions belges. Toutes les entreprises belges disposeront bientôt d'une e-Box Enterprise, qui sera bientôt un outil incontournable et à terme, obligatoire.
Je gère plusieurs entreprises. Comment passer d’une e-Box Enterprise à une autre ?
Chaque entreprise a sa propre e-Box Enterprise et vous ne pouvez pas encore basculer de l’une à l’autre, car elles ne sont pas liées entre elles.
Lorsque vous êtes connecté à l’e-Box d’une entreprise, vous devez vous déconnecter et vous identifier avec les données de l’autre entreprise pour accéder à ses données.
Pourquoi les déclarations faites sur le portail de la sécurité sociale ne sont pas toutes envoyées via e-Box Enterprise ?
Certaines institutions n'envoient pas encore leurs communications via e-Box Enterprise, et toutes les déclarations ne sont pas envoyées par ce biais.
C’est un changement en cours : le nombre d’institutions utilisant e-Box Enterprise et de documents pouvant être envoyés par ce biais ne cesse de croître.
Peut-on me faire parvenir une copie des documents ?
Non, seuls les Gestionnaires d'Accès et les utilisateurs peuvent consulter les messages et les documents via e-Box Enterprise.
Vous n’avez pas ou plus accès à e-Box Enterprise ? Reportez-vous aux questions :
J’ai reçu un mail m’indiquant que j’ai reçu un nouveau message via e-Box Enterprise, mais le contenu n’est pas précisé. Que faire ?
Lorsque vous recevez un nouveau message dans votre e-Box, vous en êtes averti par e-mail. Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, l’e-mail de notification ne contient aucun détail sur le contenu du message reçu dans l’e-Box, ni sur son émetteur.
Cliquez sur le lien renvoyant vers e-Box Enterprise, et connectez-vous pour consulter le message dans son intégralité.
Je ne retrouve plus un message dans l’e-Box, que puis-je faire ?
Vous pouvez retrouver un message dans l’e-Box en utilisant la fonction de recherche.
S’il n’apparaît pas malgré cette recherche, il y a deux possibilités :
- Le message a expiré : chaque message a une durée de validité. Lorsqu'un message expire, il est automatiquement supprimé de votre e-Box, et vous ne pouvez plus y accéder. N’oubliez pas de sauvegarder régulièrement les documents importants sur un espace de stockage propre à votre entreprise.
- Le message a été masqué par un utilisateur : dans ce cas le message n’est plus visible dans la vue par défaut. Vous pouvez néanmoins le consulter en cliquant sur l’onglet Messages masqués dans l'e-Box.
Mon entreprise reçoit beaucoup de documents via e-Box Enterprise. Comment éviter une gestion manuelle ?
Vous pouvez automatiser la gestion de votre e-Box en récupérant l’ensemble de vos données e-Box Enterprise via un service web sécurisé et en les intégrant dans votre système informatique interne.
Consultez la page Intégrations techniques de ce site web pour en savoir plus sur cette possibilité.
Puis-je répondre à un message reçu via e-Box Enterprise ?
Vous pouvez répondre à certains messages directement depuis l’e-Box. Les messages auxquels vous pouvez répondre sont identifiables par la présence d'une icône « Reply » sur la ligne du message.
Où sont envoyées les notifications e-Box Enterprise ?
Des notifications, par exemple pour vous prévenir que vous avez reçu un message, ou qu’un message arrive à expiration, sont envoyées à l'adresse e-mail enregistrée pour votre entreprise.
Vous pouvez consulter et modifier cette adresse e-mail à tout moment depuis l'e-Box, dans la page « Gestion e-Box » accessible depuis le menu.
Astuce : si votre entreprise compte plusieurs Gestionnaires d’Accès, indiquez une adresse e-mail de groupe afin qu’ils reçoivent tous les notifications.
Je ne reçois plus de notification quand je reçois des messages dans l’e-Box de mon entreprise. Que faire ?
Veuillez vérifier que l'adresse e-mail de notification indiquée dans l’e-Box est bien la bonne. Pour ce faire, rendez-vous sur la page « Gestion e-Box » accessible depuis le menu d’e-Box Enterprise.
Si toutefois l’adresse e-mail était bien correcte, adressez-vous au Centre de contact de la sécurité sociale : vous trouverez ses coordonnées sur la page Contact de ce site web.
Je reçois des notifications e-Box Enterprise, mais je n’ai pas d’e-Box. Comment est-ce possible ?
Dès que vous vous enregistrez dans CSAM, par exemple pour accéder à un service en ligne, quel qu’il soit, une e-Box est d’office créée pour votre entreprise. L’adresse e-mail que vous avez indiquée devient l’adresse de notification de l’e-Box. Il est donc possible que vous disposiez d’une e-Box depuis ce moment, sans le savoir.
J’aimerais recevoir des notifications de la part d’e-Box Enterprise. Comment faire ?
Des notifications pour vous prévenir que vous avez reçu un message, ou qu’un message arrive à expiration sont envoyées à l'adresse e-mail enregistrée pour votre entreprise. Une seule adresse e-mail peut recevoir ces notifications.
Vous pouvez consulter et modifier cette adresse e-mail à tout moment depuis l'e-Box, dans la page « Gestion e-Box » accessible depuis le menu d’e-Box Enterprise.
Astuce : si votre entreprise compte plusieurs Gestionnaires d’Accès, indiquez une adresse e-mail de groupe afin qu’ils reçoivent tous les notifications.
Comment changer l'adresse e-mail de notification ?
Des notifications pour vous prévenir que vous avez reçu un message, ou qu’un message arrive à expiration sont envoyées à l'adresse e-mail enregistrée pour votre entreprise.
Vous pouvez consulter et modifier cette adresse e-mail à tout moment depuis l'e-Box, dans la page « Gestion e-Box » accessible depuis le menu d’e-Box Enterprise.
J'ai reçu le message d’erreur « Une erreur est survenue – L'accès est indisponible pour le moment. Veuillez réessayer plus tard. » Que dois-je faire ?
Vous recevez ce message d’erreur lorsque l’heure de votre ordinateur n’est pas synchronisée avec l’heure locale et diffère de plusieurs minutes.
Pour ne plus recevoir ce message, vous devez mettre à jour l’heure de votre ordinateur.
Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :
- Cliquez, avec le bouton droit de votre souris, sur la section date et heure de la barre des tâches de votre ordinateur.
- Sélectionnez « Ajuster la date/l’heure ». Vous êtes dans la section « Date et heure » des paramètres de Windows.
- Désactivez l’option « Régler l’heure automatiquement ».
- Sous l’option « Définir la date et l’heure manuellement », cliquez sur « Modifier ».
- Saisissez les informations correctes.
Vous pouvez également sélectionner « Synchroniser l’horloge », mais il est recommandé de « Régler l’horloge automatiquement » selon la procédure ci-dessus.
Attention : il se peut que vous ne puissiez pas directement faire cette manipulation vous-même. Dans ce cas, contactez votre helpdesk.
Vous n’avez pas trouvé de réponse à vos questions ? Contactez-nous.
Activer l'e-Box Enterprise
Pour activer l’e-Box de votre entreprise, vous devez exercer une fonction de représentant légal dans cette entreprise.
Vous n'êtes pas sûr de savoir de qui il s'agit dans l'entreprise ? Faites une recherche à l’aide de votre numéro d’entreprise dans l'outil Public Search de la Banque-Carrefour des Entreprises.
Pour activer l'e-Box de votre entreprise, vous devez enregistrer votre entreprise au préalable dans CSAM.
Veuillez préparer votre carte d’identité électronique (eID) ou une clé numérique (itsme, code de sécurité, etc.). Vous en aurez besoin au cours du processus d’activation.
Ouvrir l'e-Box Enterprise
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